سیستم اطلاعات (IS)

اجزای مرتبط

سیستم یک ورودی وخروجی دارد و اینفورمیشن سیستم در این ورودی و خروجی اطلاعات را رد و بدل می کند. یعنی هم ورودی و هم خروجی سیستم اطلاعات است. یک سیستم اطلاعات داریم که یک ورودی و خروجی دارد ودر عمل اگر بخواهید نگاه کنید برای مدیریت در کار یک بازخورد لازم داریم .

برای مثال فرض کنید :

ایران خودرو رنگی را خریداری کرده است و سپس آن را در سیستم ثبت میکند که این رنگ چه زمانی خریداری شده و چه مشخصاتی دارد. سپس خروجی آن را هم ثبت می کند که شامل کنترل کیفیت خروجی رنگ بر روی بدنه خودرو است که به چه صورت بوده است موارد گفته شده در سیستم ثبت شده و یک نفر آنها را مانیتور می کند. برای مثال ثبت می کند رنگ جدید در کنترل کیفیت یک درجه شکست دارد و رنگ قبلی پنج درجه شکست دارد پس از خروجی بازخورد را دریافت می کند و در نهایت به یک تصمیم می رسد که مثلاً رنگ را مرجوع کند یا روش رنگ آمیزی را عوض کند و....

یعنی از خروجی های مختلف بازخورد را دریافت می کند و ورودی را عوض میکند .

در حوزه ساخت هم به همین صورت است برای مثال زمانی که شما بتن می خرید و بتن را با تأخیر برای شما می آورند این مسئله باعث تاخیر در کار شما می شود اما چون معمولاً در قراردادهای خرید بتن جریمه تاخیر لحاظ نمی شود این جریمه بر عهده شما خواهد بود و این مسئله باعث می شود شما تصمیم بگیرید دیگر از شخص مذکور بتن خریداری نکنید‌.

پس ما ورود اطلاعات سپس پردازش و خروجی و بعد از آن مانیتور و بازخورد را داریم و این چرخه ادامه دارد.

اگر اینفورمیشن سیستم نباشد کنترل اطلاعات سخت میشود چون شما برای اینکه بتوانید دلیل مشکل را پیدا کنید مجبور هستید کلی کاغذ را وسط گذاشته و مشکل را پیدا کنید.

• جمع‌آوری داده
• ذخیره
• پردازش
• انتشار

هدف

پشتیبان تصمیم

سیستم هایی هستند که برای تصمیم گیری به شما کمک می کنند .

برای تصمیم گیری ما یک سیستم تحلیلگر هم داریم که بعد از سیستم پشتیبان تصمیم به ما کمک می کند .

یعنی بعد از اینکه اطلاعات را جمع آوری کرده ایم یک جای جمع آوری می کنیم که به آن انبار داده می گوییم . مثلاً اطلاعات مالی و پرسنلی و زمان بندی همه اینها را یک جا انبار میکنیم که به آن انبار داده گفته می شود .

بعد روی آن یکسری خروجی هایی که مد نظر هست با یک سری ابزارهایی که گفته خواهد شد خروجی میگیریم این خروجی سیستم پشتیبان تصمیم است.

یعنی ابزاری است برای تصمیم گیری حال اگر روی این پشتیبان تصمیم بیاییم یک لایه تحلیلی هم بگذاریم تبدیل به ابزار تحلیلی میشود بنابراین سیستم پشتیبان تصمیم به شما پیشنهادی نمی دهد و فقط کمک می کند که دیتا را یک جایی به صورت خلاصه و قابل امتحان کردند به گردش در بیاوریم .

به شما این امکان می دهد که بتوانید در سریعترین زمان به اطلاعات دسترسی پیدا کنید و اطلاعات را برای شما آماده می کنند .

پس سیستم اطلاعات دیتا را جمع آوری می کند و یک جایی در دیتابیس یا بانک اطلاعاتی که اطلاعات در آن ذخیره می شود آن را جمع آوری می کند و در مرحله بعد اطلاعات پردازش می شود و خروجی میگیریم و اطلاعات را منتشر میکنیم و بازخورد دریافت می کنیم .

هدف این کار ایجاد پشتیبان تصمیم است این کار رو می کنیم برای اینکه بتوانیم از سیستم های مختلف یک انبار داده ایجاد کنیم و پشتیبان تصمیم را بسازیم .

هماهنگ‌سازی

یا برای هماهنگ سازی بین اجزای مختلفاستفاده می شود. مثلاً در اتوماسیون یک برنامه ای می زنند که در روز مشخص و در ساعات مشخص جلسه‌ای بین فلان اعضا و برقرار است در این جا یک ابزار هماهنگ سازی یک مرکزیت و محوریتی دارد که همه به آن رجوع می‌کنند و آن دستگاه اتوماسیون را هر روز باز می کنند و این پیغام برای آنها نمایش داده می شود و هماهنگی اتفاق می افتد اگر سیستم اطلاعات نباشد مجبوریم به تک تک افراد زنگ بزنیم و هماهنگی مشکل‌تر خواهد شد .

کنترل

خروجی ها را مانیتور می‌کنید و بر اساس آن تصمیم می گیرید که برای مثال سفارش از فلان شرکت را لغو کنید و یا فلان شرکت را در لیست خرید قرار دهیم .

تحلیل مسائل

یکی از مواردی که به آن کمتر توجه می شود در سیستم های اطلاعاتی به خصوص اینفورمیشن سیستم های اطلاعاتی حوزه ساخت مشکلات است . معمولاً سیستم‌های مدونی وجود ندارند که بتوانید مشکلات را ثبت کنید البته گزارش های روزانه وجود دارد که خیلی خلاصه است و خیلی کاربردی نیست .

پس سیستم مناسبی برای تحلیل مشکلات وجود ندارد و به سیستمی که این کار را برای ما انجام می دهد RCA یا Root case analysis یا ریشه یابی گفته می شود که از این سیستم برای پیدا کردن مشکل استفاده می شود .

سیستم کار به این صورت است که شما یک مخزن رویداد ایجاد میکنید و هر اتفاقی که می‌افتد از جنس مشکل را در آن ثبت می کنید یک سری افراد که به مخزن رویداد دسترسی دارند روی این مشکلات کار میکند و راه حل پیشنهاد می دهند سپس این راه حل ها به جای دیگری میرود و روی آنها آنالیز انجام میشود و راه حل نهایی برای آن صادر می شود .

افرادی که به این مشکلات دسترسی دارند و راه حل پیشنهاد می دهند به آنها انجمن خبرگان گفته می شود افرادی که در زمینه آن مشکل خبر هستند .

همچنین مخزن رویداد باید دسته بندی نیز بشود برای مثال مشکلات بتنی را باید به انجمن خبرگانی که در زمینه بتن تخصص دارند بدهید . پس یکی از کاربردهای اینفورمیشن سیستم تحلیل مسائل است .

اگر اینفورمیشن سیستم نباشد تحلیل مشکلات خیلی سخت می شود برای مثال ابتدا باید بر روی کاغذ یک نامه بنویسید که این مشکل پیش آمده است بعد نامه به دفتر مرکزی برود و برای آن

جلسه تشکیل دهند و تصمیماتی بگیرند و سپس آن را در کارگاه منعکس کنند این پروسه در بهترین حالت ممکن است که حدود یک ماه طول بکشد .

درک پیچیدگی‌ها

وقتی شما اطلاعات را به صورت سیستمی در اختیار داشته باشید خیلی راحت می‌توانید اجزای اطلاعات را مشخص کنید و آن را تفکیک کنید و اطلاعات را به یکدیگر لینک کنید این به شما کمک می کند که فرایندهای پیچیده را راحت تر درک کنید .

یعنی فرض کنید که در یک مجموعه یک فرآیندی داریم و این فرایند معیوب است و این فرایند معیوب آنقدر به جاهای مختلف لینک شده است که نمیتوان آن را درک کرد و متوجه شد که این عیب از کجاست و نمی توان آن را برطرف کرد . راهی که ما انجام می دهیم این است که می آییم یک اینفورمیشن سیستم با همان فرایند معیوب ایجاد میکنیم و اطلاعات را به جای این که به صورت دستی به گردش در بیاوریم با اینفورمیشن سیستم به گردش در می آوریم و بعد تغییراتی در این اینفورمیشن سیستم می دهیم و عیب یابی انجام می دهیم . شما با اینفورمیشن سیستم تغییرات را خیلی راحت تر می توانید در سازمان ها اعمال کنید . پس برای اصلاح فرایندهای پیچیده و درک آنها از اینفورمیشن سیستم می توان به عنوان یک ابزار استفاده کرد .

ابزارهای پیاده‌سازی IS

نکته : اینفورمیشن سیستم برابر با نرم افزار نیست در واقع یک سیستم است برای این که اطلاعات جریان پیدا کند .

برای مثال برای اینکه شما بتوانید با یک اینفورمیشن سیستم انتخاب واحد انجام دهید نیاز به یک موبایل یا لپ تاپ یا سخت افزار دارید موبایل شما باید این نرم‌افزار را داشته باشد و با داشتن این دو برای برقراری ارتباط نیاز به شبکه دارید .

پس سخت افزار یا دیوایس را می خواهید تا با شبکه ارتباط برقرار کنید و یک نرم افزاری که این ارتباط را بشناسد و آن دیتا را رد و بدل کند .

• نرم‌افزار
• سخت‌افزار
• شبکه
• ءIS≠Softwar

ابعاد IS

اینفورمیشن سیستم دو بعد اصلی دارد:

برای مثال همان نرم افزار انتخاب واحد در سازمانی نصب شده است و برای مثال این سازمان دانشگاه سمنان است پس یک بعد و محدوده سازمانی دارد .

حال یک نرم‌افزار ملی ممکن است در محدوده ملی و کشوری باشد .

یک بعد فناوری دارد که همان زیرساختی است که در دانشگاه سمنان است و شما اگر از دانشگاه سمنان بیرون بروید ممکن است دسترسی شما قطع شود .

رفتاری

• سازمان
• مدیریت

فنی

سطوح پرسنلی

در سطح سازمان افرادی که با اینفورمیشن سیستم کار میکند را می توان به سه لول کلی دسته بندی کرد :

مدیریت :

مدیران ارشد یا هیئت مدیری یک سازمان

مثل مدیر دانشگاه سیاست گذاری می کند و اینفورمیشن سیستم ابزاری است برای سیاستگذاری

سطح میانی :

مثل معاونین رئیس دانشگاه که سعی می کنند این سیاست ها را پیاده سازی کنند .

سطح عملیاتی :

مثل پرسنل که آن اهدافی که معاونین مشخص می کنند را مثلاً در سطح آموزشی معاونت آموزشی یک سری دستورالعمل هایی را تدوین می‌کند که این برگرفته از سیاست های کلی دانشگاه است که رئیس دانشگاه در قالب مدیر ارشد سیاست گذاری کرده است .

معاونین دستورالعمل ایجاد می کنند و پرسنل دستورالعمل ها را اجرایی می کنند .

کل این پروسه در قالب یک اینفورمیشن سیستم می‌تواند در یک سازمان جریان پیدا کند .

در لول کارگری ما سه نوع کارگر داریم :

• ماهر

کارگر ماهر مثل سرپرست کارگاه است است که کار دستی انجام نمیدهد و بیشتر کار آن دانشی است .

• اپراتور

یک عده اپراتور هستند و پای دستگاه ها نشسته و یا پشت سیستم اطلاعات را رد و بدل می کنند مثلا اپراتور آموزش کارش کار کردن با سیستم است .

تخصیص واحد ها در لول عملیاتی است مثلاً مدیر گروه تخصیص را انجام میدهد ولی کار اپراتوری آن با آموزش است

• تولید خدماتی

کارگری که آجر می ریزد کارگر تولیدی و خدماتی است .

ماموریت فرایند تجاری

• فروش، بازاریابی و قرارداد
• ساخت، تولید و احداث
• مالی و حسابداری
• منابع انسانی

بعد فنی IS

گفتیم دو بعد رفتاری و فنی داریم که بعد فنی شامل موارد زیر می شود :

فناوری ارتباطات

فناوری اطلاعات

سخت‌افزار

نرم‌افزار