عوامل موثر در بازدهی سرمایه‌گذاری در IT

سازمانی

فرهنگ سازمانی

فرهنگ سازمانی هر چقدر بالاتر باشد بازدهی بالاتر است

فرایندهای تجاری موثر

همان فرآیندهای داخلی سیستم هستند که برای تجارت استفاده می شود و تجارت لزوماً تبادلات مالی نیست فرایند تجاری در واقع فرایند هایی است که در یک سازمان اتفاق می افتد برای اینکه آن سازمان ورودی خودش را بگیرد و خروجی را تحویل بدهد .

این مسئله که فرآیند ها موثر باشند یعنی فرآیند معیوب نباشد یا تلاقی فرآیندها نداشته باشیم مثلاً دو اتاق آموزش داشته باشیم که کنار هم باشند اما از هم خبر نداشته باشند و مستقل از هم کار کنند و شما نمی توانید برای انتخاب واحد و هردو مراجعه کنید .

فرایند های معیوب خروجی ها را پاس کاری می کنند و به نتیجه نمی رسند .

ابزار های وجود دارد که به کمک آن می‌توانید فرایندهای معیوب را تشخیص دهید و آنها را حذف یا اصلاح کنید از فرایند تجاری موثر در کیفیت خروجی و بازدهی سرمایه‌گذاری موثر است .

اختیارات غیرمتمرکز

مجدد برمیگردد به همان فرایند معیوب مثلاً اگر انتخاب واحد یک فرآیند متمرکز نباشد شما پاسکاری می شوید .

برای مثال یک اتاق واحد ها را ثبت کند اما برای حذف باید به اتاق دیگری رجوع کنیم و اگر این تعداد بیشتر شود دانشجو سرگردان میشود .

ساختار تصمیم‌گیری غیرمتمرکز

تصمیم گیری هم به همین صورت است اگر تصمیم گیری و یک موضوع دست افراد مختلف باشد و قرار باشد این ها تصمیم بگیرند اولاً تداخل حوزه ها پیش می آید و مجدد بحث پاسکاری در تصمیم گیری پیش می آید .

تیم پیاده‌سازی قوی

افرادی که در زمینه اینفورمیشن سیستم تخصص ندارند را نباید انتخاب کنید و اگر ندارید از بیرون این افراد را باید بیاورید یا آموزش دهید .

مدیریتی

حمایت مدیریت ارشد

حمایت مدیر ارشد در بازدهی سرمایه‌گذاری تاثیر دارد .

سرمایه گذاری یعنی یک هزینه می کنید و به امید صرفه جویی در هزینه های بعدی یا به امید در آمد .

روحیه خلاقیت/نوآوری مدیریت

چون خود تکنولوژی موضوع جدیدی هست و موضوعات جدید چون قبلاً سابقه تجربه ندارند ما باید در مسائلی که قبلا تجربه نکردیم باید روی خلاقیت بیشتر تکیه کنیم تا تجربه بنابراین خلاقیت و نوآوری در پیاده سازی تاثیر گذار است .

کارتیمی و همکاری

برنامه‌های آموزشی

وقتی شما یک سیستمی را پیشنهاد میکنید در یک لول و سطحی قرار دارد و ذهنیت موجود سازمان نیز در یک لوله دیگر قرار دارد شما باید این فاصله را با آموزش پرکنید تا سازمان را ارتقا دهید .

تصمیم‌گیری دانش-محور

زمانی که اطلاعات را متوجه می شویم و درک می کردیم تبدیل به دانش می شد و تصمیم گیری دانش محور یعنی ما گزینه هایی که انتخاب میکنیم مبتنی بر دانش باشد .

اجتماعی

• بستر سخت‌افزاری
• بستر نرم‌افزاری

اجتماعی مربوط میشود به شبکه ای که داریم تشکیل می دهیم و به خود افرادی که درگیر موضوع هستند می پردازیم که اینها هم در بازدهی موثر هستند . اولاً برای اینکه ارتباط بین افراد برقرار شود ما یک شبکه سخت افزاری می خواهیم و بعد یک بستر نرم افزاری مناسب نیاز داریم اگر همه اینها فراهم باشد می توانیم بگوییم سرمایه‌گذاری ما با بازدهی بیشتری روبرو خواهد بود .

فناوری اجتماعی

تعریف: استفاده از دانش، انسان و منابع دیجیتال برای تاثیرگذاری در فرایندهای اجتماعی و فرهنگی

فناوری اجتماعی که به آن فناوری شناختی هم می گویند .

همانند اثر دوربین های نظارتی کنترل ترافیک روی فرهنگ بستن کمربند ایمنی که کاربرد های بسیار زیادی دارد .

کاربردهای تکنولوژی روی ذهنیت انسان کاربردهای گسترده‌ای است واین کاربرد ها بسیار هم گران هستند .

همه این مسائل را مطرح کردیم که بگوییم تکنولوژی چقدر می تواند روی رفتار انسان تاثیر بگذارد و آن را مانیتور کند .

فرایند تجاری

تعریف: مجموعه‌ای از فعالیت‌ها برای تولید محصول یا ارائه خدمات که مواد، اطلاعات و دانش را میان عوامل سازمان به جریان در می‌آورند.

عملکرد و رقابت‌ پذیری = تابع (طراحی فرایند تجاری)

• مثال

تولید: مونتاژ محصول، کنترل کیفیت، تولید درخت مواد

فروش و بازاریابی: شناسایی مشتری، اطلاع‌رسانی به مشتری، فروش

مالی و حسابداری: پرداخت دستمزد، ایجاد بیانیه مالی، مدیریت حساب‌های نقدی

منابع انسانی: استخدام، ارزیابی عملکرد پرسنل، ایجاد انگیزه در پرسنل

دسته‌بندی IS (دیدگاه مدیریتی)

سیستم پردازش تراکنش (TPS)

(Transactional processing system)

برای تراکنش های روزمره استفاده می شود .

کاربرد: تراکنش‌های روزمره برای حفظ جریان تجاری و ردیابی جریان اطلاعات در فرایند تجاری - مثال: سفارش فروش، رزرو هتل، دستمزد، حمل

برای تراکنش های روزمره استفاده می شود .

در لول ها و لایه های پایینی کاربری اینفورمیشن سیستم استفاده می شود می توان گفت از پایین ترین لایه های اینفورمیشن سیستم است .

مثلا وقتی شما دارید انتخاب واحد می کنید یعنی شما مشغول ثبت اطلاعات واحد تون در سیستم هستید . لایه ترنز اکشنال کاربرد روزمره است و هر روز داره این اتفاق می افتد .

برای مثلا وقتی از سایت خرید میکنید دارید اطلاعات ترنز اکشن را ثبت می کنید .

این اطلاعات داده خام است مثلا شما انتخاب واحد تون داده خام است از نظر دانشگاه و .... جایی که نقطه ورود اطلاعات است و جریان اطلاعات از آنجا شروع می شود .

یعنی انتخاب واحد شما وارد سیستم می شود و روی آن پردازش انجام می شود و تبدیل به کلاس می شود و سپس وارد فرایند تجاری می شود که به آن بیزنس پروسسینگ می گویند .

هوش تجاری (BI)

(Business intelligent)

در لایه های بالایی هوش تجاری یا بیزینس اینتلیجنت قرار می گیرد .

هوش تجاری برای تصمیم گیری استفاده می شود و جز دسته های (decision support system) است .

مثلاً فرض کنید رئیس دانشکده یا معاونت دانشجویی می خواهد ببیند که آمار دانشجو هایی که باید برای آنها خوابگاه تامین کند چقدر است . یعنی ببیند برای چند نفر باید خوابگاه مجهز کند یا برای چند نفر باید سرویس حمل ونقل قرارداد ببندد .

آمار همه دانشجویانی که در لایه ترنز اکشن آمدند اطلاعات وارد کردند تجمیع می شود و یک عدد می شود این عدد معیار تصمیم گیری میشود .

کاربرد: سازماندهی، تحلیل و دسترسی به داده‌ها برای کمک به تصمیم‌گیری بهتر

• مدیریت میانی: رصد، کنترل، تصمیم‌گیری، راهبری
• مدیریت ارشد: : تصمیم‌گیری استراتژیک، دورنمای درازمدت

سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)

یک لول پایین تر از bi است و بین بی آی و تی پی اس قرلار می گیرد . این سیستم ها برای مدیران میانی بیشتر کاربرد دارد .

در این سیستم ها هم در واقع پیش بینی انجام می‌شود چون یک بخش از مدیریتدر هر حال پیش‌بینی و تصمیم گیری است. مثلاً رئیس دانشکده می‌خواهد آزمایشگاه تجهیز کند یا ترند یک گرایش کاهش پیدا می‌کند و ممکن است که به این تصمیم برسد که مثلاً امکانات مربوط به این گرایش را کمتر کند. یا ترند یک گرایش دیگر افزایش پیدا میکند و ممکنه تصمیم بگیرد که مثل استاد مدعو بیاورد . در اینجا هم پیش بینی وارد موضوع میشود .

کاربرد: مطالعه و بررسی سیستم اطلاعات در تجارت و مدیریت

مدیریت میانی: رصد و کنترل عملکرد تجاری و پیش‌بینی عملکرد آتی

دسته‌بندی IS (دیدگاه مدیریتی)

سیستم پشتیبان تصمیم (DSS)

در موارد خاص و پیش‌بینی نشده استفاده میشود . یک دیتای خامی را به ما می دهند که ما می توانیم این را ببریم در ابزار های تحلیلی و یک خروجی تحلیلی بگیریم .

حال تفاوت سیستم پشتیبان تصمیم با bi چیست ؟

در bi یک تقلید اولیه ای انجام شده است یعنی برای مثال فرض کنید رئیس دانشگاه دائما می خواهد ترند ها را مانیتور کند. مثلاً 7 الی 8 تا ترند اصلی را همراه با تحلیل و ابزارهای تحلیلی که روی آن سیستم سوار شده را در اختیار می گیرد و وقتی سیستم را باز میکند ترند ها را می بیند و دائم می تواند زیر نظر بگیرد .

ولی در Dssاینگونه نیست و در Dss نمی دانید دنبال چه چیزی هستید یک اتفاقی می افتد و می خواهید یک تصمیم بگیرید و به همین دلیل می روید در داده های خام می گردید و با داده ها بازی می کنید و در نهایت یک الگویی را حدس میزنید و پیدا میکنه بعد می آیید یک ابزار تحلیلی روی اون الگوها پیاده سازی می کنید تا به خروجی مد نظرتون برسید .

کاربرد: تصمیم‌گیری در موارد خاص و پیش‌بینی نشده

سیستم اطلاعات اجرایی (EIS)

(Executive information system)

Executive یعنی اون شخصی که در راس هرم مدیریت است . اگر اون هرم مدیریت را در نظر بگیرید

در بالا مدیران ارشد هستند و بعد مدیران میانی و در آخر سایر عوامل هستند .

در راس هرم Executive هست یا ceo یعنی مدیر عامل .

مثلاً عامل اصلی دانشگاه و راس هرم دانشگاه رئیس دانشگاه می شود .

مثلاً راس هرم دولت رئیس جمهور میشود . معمولاً یک نفر در راس هرم است و این شخص خودش به یک سیستم EIS دسترسی دارد که یک دید کلی به آن می دهد .

کاربرد: تصمیمات خاص و غیرمعمول، قضاوت و ارزیابی کلی، دید کلی

این شکل را اگر کل سیستم در نظر بگیرید :

این لایه های مدیران ارشد و بالایی است و EIS در بالاترین لایه قرار دارد ولی دامنه محدودی را دارد . و MIS در پشت آن قرار می گیرد و آن را ساپورت میکند . و TPS هم در پایین ترین لایه قرار میگیرد و DSSهم یک سری اطلاعات برای لایه های مدیریتی تاکتیکال و استراتژیک دارد . این در واقع تقسیم بندی سیستم ها و نحوه قرارگیری سیستم ها و کاربردشان را در یک سازمان نشان می دهد که در چه لول و سطحی از مدیریت از این سیستم ها استفاده می شود .

دسته‌بندی IS (دیدگاه سازمانی)

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)

مثلاً ERP برای Enterprise resource planning برای برنامه ریزی منابع استفاده میشود . مثل ERP ایران خودرو که یک سیستم جامعی است که به صورت یکپارچه فرایندهای تجاری تولید مالی حسابداری..... را پوشش میدهد .

تقریبا بخش عمده‌ای از اطلاعاتی که در یک سازمان رد و بدل می شود را ERP ها پوشش می دهند .

کاربرد: یکپارچه‌سازی فرایند‌های تجاری، تولید، مالی و حسابداری، فروش و بازاریابی، منابع انسانی

سیستم مدیریت زنجیره تامین (SCM)

ERP برای داخل سازمان است البته یک سری لینک هایی به بیرون دارد ولی برای خارج سازمان در بحث تامین کالا و شبکه تامین از سیستم زنجیره تامین استفاده می شود .

که اینجا مثلاً ایران خودرو قطعاتی که تامین می کند از تامین کننده های مختلف است و یک وندور لیست درست می کند مثلاً لیست کسانی که لاستیک تولید می کنند یا کسانی که رنگ تولید می کنند و.....

وندور لیست یا لیست تامین کننده درست میکنند بعد این ها را بر اساس کیفیت هاشون را رتبه بندی می کنند و وقتی می خواهند یک قطعه ای را سفارش دهند و خرید کنند به او مراجعه میکنند .

حال چرا زنجیره تامین ؟

چون ممکن است ایران خودرو بخواهد موتور سفارش دهند و این موتور خودش قطعات مختلف دارد و خود آن باز نیاز به مواد مختلف دارد و این به صورت یک زنجیر است .

کاربرد: مبادله موثر کالا و خدمات میان تامین‌کننده و مصرف‌کننده، تولید‌کننده، توزیع‌کننده، انبار

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

برای مثال زمانی که با شما تماس میگیرند برای خدمات فروش یا زمانی که فروش ویژه میگذارند این ها بحث هایی است که CRM در آن دخیل می شود . مثلا نظرسنجی برگذار میکنند که این ها بحث های ارتباط با مشتری است برای این که مشتری را راضی نگه دارند و با مشتری ارتباط داشته باشند .

چون وقتی ارتباط را با مشتری قطع می کنید مشتری هم ارتباط اش را با شما قطع می کند یک سیستمی نیاز دارید که ارتباط را با مشتری حفظ کنید به بهانه های مختلف مثل فرستادن کد تخفیف یا تبریک تولد و این دست مسائل ....

که شامل بحث های ارتباط با مشتری است که چطور مشتری را راضی نگه دارند .

CRM کمک می کند که کیفیت و پاسخگویی به مشتریان افزایش پیدا کند .

کاربرد: هماهنگی اطلاعات میان فرایندهای مرتبط با مشتری (فروش، بازاریابی، رضایت مشتری)

سیستم مدیریت دانش (KMS)

درجلسات قبل در مورد انواع دانش ضمنی که در ذهن افراد است و دانش صریح و آشکار که روی کاغذها نوشته شده است صحبت کردیم . سیستم مدیریت دانش برای این است که بتوانیم دانش را از ذهن افراد استخراج کنیم و برای این که بتوانیم دانش مستند را در یک محل نگهداری کنیم و دانش ضمنی را از ذهن افراد استخراج کنیم سیستم مدیریت دانش می تواند کمک کند .

از اطلاعاتی که می تواند در این سیستم قرار بگیرد و ایده‌هایی که در سازمان شکل می‌گیرد یا مشکلاتی که در سازمان بهش برخورد و حل میشود.

برای مثال یک بحثی را داریم در مدیریت پروژه در مرحله بستن پروژه به نام لسنز لرنینگ که از تکنیک های ژاپنی و امده است . در مدیریت پروژه میگوید که وقتی شما یک پروژه ای را انجام میدهید محال است این پروژه بدون اشکال باشد. و ژاپنی ها میگویند اگر پروژه شما بدون اشکال است یک جایی از کارتون مشکل دارد و حتما بگردید و مشکل را پیدا کنید و این مشکل را در قالب لسنز لرنینگ یا دروس آموخته ثبت اش کنید . و راهی را که برای حل این مشکل انجام دادید راهم ثبت کنید تا دوباره که این مشکل به وجود آمد اولین جایی که مراجعه می‌کنند این سیستم مدیریت دانش است که آیا قبلا این مشکل وجود آمده و اگر بله چطور حل شده است .

کاربرد: گردآوری دانش و تجربه مجموعه در زمینه‌های مختلف و دسترسی به آن در مواقع نیاز