سازمان مسطح (اثر IS)
اینفورمیشن سیستم به ما کمک می کند که سازمان را مسطح کنیم. یعنی همان لایه های مختلف مدیریت سازمان که به صورت عمودی رشد کرده ولی ما تمایل داریم که سازمان به صورت افقی رشد کند .
به جای اینکه ۱۰تا مدیر بگذاریم و یک نفر در پایین کار کند به جای آن ده نفر بگذاریم و هر ده نفر کار کند و یک اینفورمیشن سیستم بر آنها نظارت و مدیریت کند .
ساختار بروکراتیک
در سازمانهای عمودی ساختار بروکراتیک حاکم است .
سازمانهای بروکراتیک یک مشکل تغییرپذیری هم دارند وقتی روابط بروکراتیک می شود آنگاه برای اینکه یک ایده ای را مطرح کنید باید نامه بزنید به بالا دستی و بعد هم به همین صورت تا درخواست سه الی چهار لول را طی کرده و بالا برود و بعد اونها یک تصمیم می گیرند و باز باید سه الی چهار لول پایین بیاید یعنی ایده شما برای مطرح شدن و بررسی ممکن است یک الی دو ماه زمان ببرد ولی در سازمان های مسطح اینگونه نیست ابزارهای ارتباطی ابزارهای کندی نیستند چون همه نسبتاً هم سطح هستند شما کافی است جلسهای را با عوامل هماهنگ کنید و ایده را مطرح کنید و همانجا نظرات را جمع آوری کنید و در طول یک روز با اثربخشی بالاتر می توانید یک ایده و خلاقیت جدید را ایجاد کنید.
به همین دلیل تغییر پذیری سازمان های بروکراتیک خیلی کند انجام میشود .
بنابراین اثربخشی آنها نیز پایینتر است و وقتی اثربخشی کاهش پیدا کند و رقابتپذیری هم در بازار کاهش پیدا میکند .
یعنی جایی که شما نیاز دارید تا سریع واکنش بدهید نسبت به فناوری های برافکن به مشکل بر می خورید .
یک جاهایی شما باید سریع واکنش نشان دهید و این واکنش نیاز به ایده پردازی در سازمان دارد و این ایده پردازی خیلی سریع باید در سازمان اتفاق بیفتد در سازمانهای بروکراتیک چون کند اتفاق می افتد بنابراین واکنش به تغییرات محیطی هم خیلی کند اتفاق می افتد و رقابت پذیرش آن کاهش پیدا میکند .
اما وقتی یک اینفورمیشن سیستم پیاده می کنید کمک می کند به ساختار مسطح یعنی اون لایه های مدیریتی را حذف می کند و نسبتا آن را مسطح می کند و در واقع اون اینفورمیشن سیستم کمک می کند که افراد دسترسی سریع به اطلاعات داشته باشند .
در بوروکراتیک برای مثال یک نامه می آید و یک بخش اطلاعات نامه محرمانه است و یک بخش آن غیر محرمانه است یا به عبارتی یک بخش آن مربوط به لایه های استراتژیک می شود و یک بخش مربوط به لایه های پایین تر است و باید این ها را از هم جدا کنید و دسترسی به اطلاعات خیلی کند مدیریت می شود . اما در is اینطور نیست و چون در یک سیستم قرار دارد دسترسی هر فرد محدود و تعریف شده است و دسترسی به اطلاعات به سرعت اتفاق می افتد .
البته شبکه های اجتماعی فرهنگ روابط نیمه رسمی مستند شده را در سازمانها وارد کردند ولی قبل از آن این مسئله نبود وفقط تلفن در دسترس بود که مشکلات مستند سازی را داشت .
اما مشکل این شبکه های اجتماعی تعریف دسترسی و دسته بندی ها و غیره است یکی از مزایای اینفورمیشن سیستم تعریف دسترسی است و شما می توانید برای هر فرد دسترسی آن را تعریف کنید .
یکی از مزایای دیگر is این است که می توانید یک شبکه اجتماعی اختصاصی برای سازمان ایجاد کنید و این شبکه را به اطلاعات سازمانی لینک کنید .
سرعت و دقت تصمیمگیری بالا میرود وقتی اطلاعات سریع و دقیق به دستمان برسد و سرعت تصمیم گیری بالا میرود .
مدیران میانی حذف می شوند و نهایتاً یک مدیر ارشد داریم بنابراین هزینه های مدیریتی کاهش می یابد و در نهایت بازدهی ساختار سازمانی افزایش می یابد .
این مکانیزمی است که اینفورمیشن سیستم می تواند هزینه های ما را کاهش دهد و راندمان شرکت را افزایش دهد .
ساختار مسطح
IS ← دسترسی پرسنل پاییندست به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیمگیری بدون نیاز به نظارت
سازمان پساصنعتی (اثر IS)
 |
 |
|---|---|
ویژگیها
- درامد خدمات بیش از تولید
- اختیارات متناسب با دانش و شایستگی
مقاومت سازمان مقابل تغییر (IT)
اینفورمیشن سیستم خیلی میتواند در سیستم کمک کند مثلاً هزینه های مدیریت و هزینه های غیرمستقیم را کاهش میدهد .
یعنی نظارت را اتوماتیک کنیم اما شما وقتی می خواهید یک اینفورمیشن سیستم پیاده سازی کنید همیشه با یک مقاومت روبرو هستید .
مقاومت در برابر تغییر یا اینرسی افراد برای تغییر یکی از مسائل پیاده سازی اینفورمیشن سیستم است .
افراد به صورت طبیعی نسبت به تغییر مخالفت میکنند به خصوص اگر این تغییر نوآورانه باشد .
مخالفت از کجا شکل می گیرد ؟
وقتی یک نوآوری را به یک سازمان تزریق می کنید مثلا میگوید همه فلان برنامه را نصب کنید و از این به بعد ارتباط ما در این برنامه است شما این اپلیکیشن را قبل از اینکه نصب کنید جذب اش می کنید یعنی توی ذهنتون تحلیلش می کنید و آن را مقایسه و در مرحله بعد آن را تفسیر می کنید که مثلاً فلان قابلیت را دارد و قابلیت فلان را ندارد یعنی بدون آنکه آن را نصب و استفاده کنید آن را تحلیل و تفسیر می کنیم و بر اساس دانسته های ناقص مون تغییرش میدهیم و در واقع این نوآوری واقعیتش اینجا تغییر میکند و وقتی که تغییر می کند مقاومت ها از اینجا شکل می گیرد .
یعنی یه ذهنیتی از آن در ذهنمون میسازیم و تغییر اش می دهیم اما در واقعیت این برنامه با این چیزی که در ذهنمون ساختیم متفاوت است و بر اساس ذهنمون مقابله میکنیم و به ندرت آدمهایی هستند که این نوآوری را جذب کنند استفاده کنند و براساس واقعیت اصلی آن را نقد کنند .
که این مسئله از یک اینرسی و تنبلی ناشی می شود .
چون ماهیت it نوآورانه است به همین دلیل مقاومت در برابر آن صورت می گیرد .
حال میزان مقاومت بستگی به ساختار سازمان دارد و در سازمان های فربه و سازمان های سلسله مراتبی این مقاومت بیشتر است و وابسته به فرهنگ پرسنل لست مثلاً در سازمان جوان تر راحت تر می توانید یک سیستم را پیاده سازی کنید و مسئله دیگر وظایفی است که تحت تاثیر آن نوآوری قرار میگیرند و این هم جز عواملی است که باعث تغییر می شود .
مثلاً در وظایف اصلی سازمان تحت تاثیر این قرار بگیرند علاوه بر هزینه و زمانی که صرف می کنید برای این تغییر یک ریسک هم به سازمان تحمیل می کنید که این ریسک را باید سازمان بپذیرد .
مجموعه این سه عامل فرهنگ و سیاست سازمان می شود.
فرهنگ و سیاست سازمان را اگر بخواهید خوب درک کنید سازمان های دولتی مثلاً سازمان هایی که زیرمجموعه دولت هستند کلاً نقش حاکمیتی و نقش اجرای قانون دارند و چارچوب ها را تعیین میکنند و در این ها پیاده سازی سیستم مشکل تر است .
در سازمان خصوصی یا اجرایی مثلاً شرکت پیمانکاری اجرای یک سیستم ساده تر است. فرهنگ و سیاست سازمان منظور این است .
فاکتورهای مهم در طراحی IS
- محیطی
این که این سازمان در چه محیطی قرار دارد مثلاً در چه کشوری قرار دارد این شرایط محیطی که سازمان در آن قرار دارد بسیار در طراحی is موثر است .
- ساختار سازمان
مثلا اگر ساختار سلسله مراتبی باشد یک جور طراحی باید انجام شود و اگر ساختار مسطح باشد جور دیگری باید طراحی کنیم .
- فرهنگ و سیاست سازمانی
این که این سازمان دولتی است یا خصوصی است و سیاست ان چیست سیاست حاکمیتی دارد یا سیاست اجرایی دارد این ها موثر است .
- نوع سازمان
- سبک رهبری/مدیریت
- تمایلات پرسنل
مثلاً برای سازمانی که اکثراً خانم هستند باید یک جور دیگری طراحی کنید .
- کاربرد مورد انتظار IS: نوع وظایف، تصمیمات و فرایندهای تجاری
چه انتظاری از اینفورمیشن سیستم دارید چه وظایفی را قرار است به آن ها کمک کند مثلاً می خواهد به بخش مالی کمک کند و این برمی گردد به این صورت مسئله ای که اینفورمیشن سیستم برای آن طراحی شده است .
مثلاً می خواهید فرآیند را تسریع کند یا تصمیم سازی کند به عنوان DSS وبه عنوان پشتیبان تصمیم یا اینکه میخواهد فرآیندهای تجاری و داخلی را تسریع و تسهیل کند .
یعنی زمانی که ما برای پیاده سازی یک IS با یک سازمانی جلسه می گذاریم در جلسه اول این ها را ارزیابی می کنیم .
بلوغ سازمان بسیار مهم است که چه درکی از اینفورمیشن سیستم دارد و آیا اصلاً صورت مسئله خودش را درک کرده است یا خیر.
انواع ساختار سازمانی
سلسله مراتبی
همانند دانشگاه سمنان که یک رئیس دارد که چندین معاون دارند و بعد آن ها هم زیر مجموعه و پرسنل دیگری را در اختیار دارند. حالت درختی در این نوع سیستم ها حاکم است همچنین اکثر سازمان ها حالت سلسلهمراتبی هستند .
این ها می توانند با هم ترکیب هم بشوند مثلا سیستم سلسله مراتبی ساختار وظیفه ای هم دارد یعنی هر شخص وظیفه مشخصی دارد .
و اگر این شخص در پست دیگری قرار بگیرد وظایف این پست را انجام می دهد در صورتی که در یک شرکت طراحی به این صورت نیست و یک شخصی که کارش طراحی معماری است در واقع در هر پروژه قرار بگیرد همان کار طراحی را انجام میدهد که این بیشتر در ساختارهای ماتریسی دیده می شود .
وظیفهای
مسطح
شما یک تیمی می سازید که مثلاً همشون طراح هستند یا مثلاً یک تیم حقوقی و مالی می سازید که همشون کارشان یکسان است. ممکن است در تخصصها یک مقداری متفاوت باشد ولی کل تیم یک کار را انجام می دهد و رئیس و ساختار درختی ندارد و همه در یک سطح هستند .
بخشی
بعضی وقتا شما فرایند سازمانی تون یا فرایند تجاری تون به صورتی است که مجبورید یک جاهایی تفکیک هایی انجام دهید مثلاً یک پروژه نفتی بخش های مختلفی دارد و ساختار سازمانی آن حالت بخشی دارد و هر بخش میتواند سلسله مراتبی وظیفهای باشد حال این بخش بندی می تواند بر اساس بازار یا محصول باشد یعنی اون محصولی که داره تولید می کند آنقدر متفاوت از بقیه محصولات است که یک بخش جدا برای آن ایجاد میکند .
یا به خاطر جغرافیا بخش های مختلف به وجود می آید مثلاً شرکت زیمنس در آلمان یک دفتر اصلی دارد اما در آفریقا هم دفتر دارد و در کشورهای مختلف دفتر دارد به این هد کوارتر می گویند . هر بخش در جغرافیای خاصی قرار گرفته است که مباحث مربوط به جغرافیا را مثلاً ایندویژن آفریقا شرایط مربوط به این کشور را میداند و فرهنگ و نیازهای او منطقه آشنا است و نیازها را جمعآوری میکند و می دهد به دفتر اصلی و بر این اساس محصولاتش برای اون جغرافیا کاستومایز میشود .
- بازار، محصول، جغرافیا
ماتریسی
در شرکت های خدماتی مثل مشاور این ساختار را زیاد می بینیم شرکت هایی که در واقع ماهیت پروژه ای دارند این ساختار را زیاد می بینیم . یعنی پروژه میاد و شروع می شود و یک افرادی درگیر آن میشوند و تمام میشود و افراد بعدی می آیند و این افراد در این پروژه ممکن است در چند پروژه مختلف همزمان کار کنند مثلاً مشاور حقوقی ممکن است در چند پروژه مختلف همزمان مشاور حقوقی باشد .
تیممحور
مثلا فرض کنید برای یک پروژه تحقیقاتی می خواهید تیم درست کنید. تیم های مختلف درست می کنید مثلاً یک تیم مسائل کامپیوتری و یک تیم مسائل مکانیکی و غیره را دارید ...
اومدید کار را تفکیک کردید و برای هر بخش یک تیم تشکیل دادید .
این مورد در سازمان های تکنولوژیک و سازمان های it محور زیاد دیده میشود .
شبکهای
مشابه ساختار ماتریسی است ولی افراد به صورت شبکهای با هم در ارتباط هستند . یعنی مثلاً مشاوره حقوقی با فلان مسئول ارتباط مستقیم دارد اما در سازمان ماتریسی مشاور حقوقی اگر بخواهد از مالی اطلاعات بگیرد باید یک لول بالا برود که اینها هم سطح شوند بعد اطلاعات رد و بدل شود اما در شبکه ای به صورت مستقیم اطلاعات رد و بدل می شود .